Datenschutz im Kundenportal

MediVal MPT GmbH, Albert-Einstein-Ring 2, 25451 Quickborn
Vertreten durch die Geschäftsführung (siehe Impressum)
E-Mail: info@medival-mpt.de · Telefon: +49 40 41 45 50 04

Diese Hinweise gelten für das Kundenportal und die Angebotsanfrage unter dieser Adresse. Für unsere Webseite gilt ergänzend die Datenschutzerklärung auf medival-mpt.de.

• Was: Ihre Kontakt- und Praxisdaten, die Anschrift des Einsatzortes, Angaben zu Ihren Geräten, Termine, Angebots- und Auftragsdokumente, Rechnungen, Service- und Validierungsberichte sowie Ihre Entscheidungen zu Angeboten.
• Wozu und auf welcher Grundlage: Erstellung von Angeboten und Erfüllung des Auftrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
• Pflichtangaben: Ohne die als Pflicht markierten Felder können wir kein Angebot erstellen.
• Bitte keine Patientendaten: Unsere Leistung erfordert keine Angaben zu Patientinnen und Patienten. Bitte tragen Sie solche Angaben nicht in Freitextfelder ein und fotografieren Sie keine Patientenunterlagen.
• Bestätigung Ihrer Anfrage: Unbestätigte Anfragen löschen wir nach 48 Stunden.

• Adresssuche: Zur Ermittlung der Geokoordinaten Ihres Einsatzortes übermitteln wir nur die Anschrift — ohne Namen oder Kundennummer — an einen Geocoding-Dienst. Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO (Anfahrtsberechnung, Tourenplanung).
• Ort zur Postleitzahl: Bei der Anfrage ermitteln wir zur Postleitzahl den Ortsnamen. Dazu fragt unser Server bei openplzapi.org nur die Postleitzahl ab — ohne Ihre IP-Adresse oder andere Angaben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Routenberechnung: Für die Tourenplanung unseres Außendienstes übermitteln wir ausschließlich Geokoordinaten der Einsatzorte — ohne Namen oder Adresstext — an den Routing-Dienst des FOSSGIS e. V. (Deutschland, routing.openstreetmap.de).
• Video-Anleitungen: Einige Anleitungen enthalten Videos von YouTube (Google Ireland Ltd.; Google LLC, USA). Das Video wird erst geladen, wenn Sie es ausdrücklich anklicken. Dann erhält Google Ihre IP-Adresse und Browserdaten und kann Cookies setzen; dabei können Daten in die USA übermittelt werden. Grundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG), die Sie durch den Klick erteilen und durch Neuladen der Seite beenden.
• Kartenlinks: Öffnet ein Mitarbeiter die Route in Google Maps oder im OpenStreetMap-Routing, werden die Koordinaten der Einsatzorte an den jeweiligen Kartendienst übermittelt. Das geschieht nur bei aktivem Aufruf, nicht automatisch.
• Künstliche Intelligenz: Derzeit nicht im Einsatz. Wird sie für interne Tourenhinweise aktiviert, erhalten die Anbieter (OpenAI oder Anthropic, USA) nur Ortsnamen, Entfernungen und Datum — keine Namen oder Anschriften. Wir aktualisieren diese Hinweise vorher.

Das Portal läuft auf Servern in Deutschland bei der STRATO AG (Berlin); die Verwaltung der Server erfolgt über einen Server der Hetzner Online GmbH (Gunzenhausen). E-Mails versenden wir über unser Postfach bei der STRATO AG. Beim Aufruf des Portals verarbeiten die Server technisch notwendige Verbindungsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite) in Protokollen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Betrieb und Sicherheit).

• Portal-Zugang: E-Mail-Adresse (ältere Konten auch Benutzername) und Passwort; das Passwort wird ausschließlich als Hash (bcrypt) gespeichert, nie im Klartext.
• Sicherheitsprotokoll: Bei Anmeldungen, Abmeldungen, fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen, Dokumentabrufen und Änderungen an Ihren Aufträgen werden Zeitpunkt und IP-Adresse protokolliert (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — IT-Sicherheit und Nachvollziehbarkeit). Die IP-Adresse löschen wir nach 90 Tagen, Einträge zu Anmeldungen nach einem Jahr.
• Digitale Unterschrift: Unterschreiben Sie ein Angebot im Portal, per Link oder vor Ort auf dem Gerät unseres Technikers, speichern wir zum Nachweis Ihr Unterschriftsbild, den angegebenen Namen, Zeitpunkt, IP-Adresse, Browsertyp und Betriebssystem sowie eine Prüfsumme des unterzeichneten PDFs (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Bei der Unterschrift vor Ort sind IP-Adresse, Browser und Betriebssystem die des Technikergeräts.
• Unterschreiben ohne Portalzugang: Auf Wunsch schicken wir Ihnen einen persönlichen Link, über den Sie ein Angebot ohne Konto ansehen und unterschreiben können. Wir speichern dazu einen Prüfwert des Links (nicht den Link selbst), sein Ablaufdatum, die Adresse, an die er verschickt wurde, und — nach Ihrer Unterschrift — dieselben Nachweisdaten wie oben. Der Link gilt nur für dieses eine Angebot und läuft nach vier Wochen ab.
• Berichte ohne Portalzugang: Haben Sie kein Konto, schicken wir Ihnen zu einem freigegebenen Bericht ebenfalls einen persönlichen Link. Auch hier speichern wir nur einen Prüfwert des Links, sein Ablaufdatum, die Adresse, an die er ging, sowie Zeitpunkt und Anzahl der Abrufe. Der Link gilt nur für diesen einen Bericht, läuft nach vier Wochen ab und wird ungültig, sobald wir die Freigabe zurücknehmen. Der Bericht selbst bleibt verschlüsselt bei uns — wir versenden ihn nicht als Mailanhang.
• Cookies: Wir verwenden ausschließlich ein technisch notwendiges Cookie für die Anmeldung (mv_rt, HttpOnly, SameSite=Strict, 7 Tage). Kein Tracking, keine Analyse-Dienste.

• Newsletter: nur mit Ihrer Einwilligung und Bestätigung per E-Mail (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Wir speichern Zeitpunkt und IP-Adresse der Bestätigung. Abmelden können Sie sich jederzeit über den Link in jeder Ausgabe.
• Informationen an Kunden: Als Kunde erhalten Sie gelegentlich Informationen zu unseren Leistungen per E-Mail (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, § 7 Abs. 3 UWG). Sie können dem jederzeit widersprechen — über den Link in jeder dieser E-Mails oder formlos an info@medival-mpt.de.

Kontodaten speichern wir, solange Ihr Kundenkonto besteht. Endet die Geschäftsbeziehung oder verlangen Sie die Löschung, anonymisieren wir Ihre Stammdaten (Name, Kontaktdaten, Adressen, Notizen). Angebote und Auftragsunterlagen bewahren wir sechs Jahre (§ 257 HGB), Rechnungen zehn Jahre (§ 147 AO) auf; die Fristen beginnen mit Ende des jeweiligen Kalenderjahres. Diese Unterlagen behalten die bei Erstellung festgehaltenen Angaben.

• Anmelde-Sitzungen und Links zum Zurücksetzen des Passworts: 30 Tage nach Ablauf
• Persönliche Links zu Angeboten und Berichten: 30 Tage nach Ablauf (gültig sind sie vier Wochen)
• IP-Adressen im Sicherheitsprotokoll: 90 Tage; Anmelde-Einträge: ein Jahr
• Nachweis einer Newsletter-Einwilligung: drei Jahre nach der Abmeldung
• Unbestätigte Anfragen: 48 Stunden

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Wenden Sie sich dazu an info@medival-mpt.de.

Mit einem Konto im Kundenportal können Sie unter „Mein Profil → Meine Daten“ alle zu Ihrem Konto gespeicherten Daten selbst als Datei herunterladen und die Löschung Ihres Kontos beantragen.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), für uns zuständig ist das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein, Kiel.

Übertragung ausschließlich verschlüsselt (TLS). Besonders schutzbedürftige Inhalte — Berichte, Unterschriftsbilder, hochgeladene Belege und Fotos — liegen zusätzlich AES-256-GCM-verschlüsselt. Zugriffe sind rollenbasiert beschränkt und werden protokolliert.